در عصر حاضر، فناوری اطلاعات به طور فزاینده‌ای در حوزه‌های مختلف زندگی از جمله امور حقوقی و قضایی نفوذ کرده است. اخیراٌ در ایران نیز، سامانه‌های الکترونیکی متعددی با هدف تسهیل فرآیندها و ارائه خدمات غیرحضوری در این حوزه راه‌اندازی شده‌اند.
از جمله جدیدترین این سامانه ها می‌توان به «خودنویس و کاتب» اشاره کرد که هر یک با کارکردهای خاص خود، نقش مهمی در ارائه خدمات ثبتی و قضایی هنگام معاملات ایفا می‌کنند.
در ادامه، به ارائه یک تحلیل جامع و تخصصی از این دو سامانه از منظر یک وکیل دادگستری با تجربه در امور حقوقی و رویه عملی دادگاه ها می‌پردازد.
در این بررسی، ضمن اشاره به تجربیات عملی در مواجهه با این سامانه‌ها، به تأثیر مشاوره های حقوقی در استفاده مؤثر از این ابزارها نیز اشاره خواهد شد.
معرفی سامانه ها
سامانه «خودنویس»
سامانه «خودنویس» به نشانی اینترنتی khodnevis.mrud.ir، به منظور تنظیم الکترونیکی اسناد مربوط به معاملات املاک، به ویژه قراردادهای اجاره مسکن، با احراز هویت طرفین راه‌اندازی شده است. نهاد متولی این سامانه، وزارت راه و شهرسازی است.
هدف اصلی از ایجاد این سامانه، تسهیل فرآیند ثبت قراردادهای اجاره برای عموم مردم، کاهش هزینه‌ها و مراجعات حضوری، و همچنین نظارت بر بازار مسکن عنوان شده است. کاربران می‌توانند با مراجعه به این سامانه و احراز هویت از طریق پنجره ملی خدمات دولت هوشمند، نسبت به تنظیم و ثبت قرارداد اجاره و دریافت کد رهگیری اقدام نمایند. امکان ثبت قرارداد توسط مالک، مستأجر و مشاوران املاک دارای مجوز در این سامانه فراهم شده است.
سامانه «کاتب»
سامانه «کاتب» به نشانی اینترنتی kateb.ir، به عنوان سکوی خدمات یکپارچه ثبتی، توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و با همکاری کانون سردفتران و دفتریاران راه‌اندازی شده است. این سامانه با هدف ارائه طیف وسیعی از خدمات ثبتی به صورت آنلاین و غیرحضوری ایجاد شده است.
خدمات ارائه شده در این سامانه شامل استعلامات مربوط به اسناد رسمی و املاک، امور مربوط به ثبت شرکت‌ها، مالکیت معنوی، ازدواج و طلاق، و همچنین ثبت پیش‌نویس قراردادهای معاملات اموال غیرمنقول توسط مشاوران املاک دارای مجوز می‌باشد. دسترسی به سامانه کاتب از طریق وب‌سایت، اپلیکیشن موبایل و کدهای دستوری USSD (#2282*) امکان‌پذیر است.
کاربردهای عملی سامانه های خودنویس و کاتب از نگاه وکیل دادگستری
سامانه «خودنویس»
از منظر یک وکیل دادگستری، سامانه «خودنویس» در عمل بیشتر توسط موکلین برای ثبت قراردادهای اجاره ساده مورد استفاده قرار می‌گیرد. موکلین می‌توانند با ورود اطلاعات مربوط به موجر، مستأجر و ملک مورد اجاره، قرارداد خود را تنظیم و کد رهگیری دریافت نمایند. نقش وکیل در این میان، هدایت موکلین برای بهره‌برداری صحیح از امکانات موجود، به ویژه در مواردی که قرارداد دارای حساسیت حقوقی بالایی است، اهمیت می‌یابد.
در این موارد، وکیل می‌تواند با بررسی پیش‌نویس قرارداد تنظیم شده توسط موکل در سامانه، از درج کلیه شروط و تعهدات لازم و مطابقت آن با قوانین و مقررات مربوطه اطمینان حاصل نماید. سهولت در دسترسی به کد رهگیری از طریق این سامانه، می‌تواند در صورت بروز اختلافات بعدی، به عنوان یک سند رسمی مورد استناد قرار گیرد. با این حال، با توجه به اینکه سامانه «خودنویس» به عموم افراد با سطوح مختلف دانش حقوقی اجازه ثبت قرارداد می‌دهد، خطر عدم توجه به نکات حقوقی ظریف و بروز مشکلات آتی وجود دارد.
به همین دلیل، توصیه می‌شود مردم پیش از ثبت نهایی قراردادهای خود، به ویژه در معاملات با مبالغ بالا یا شرایط خاص، حتماً با وکیل متخصص در خودنویس مشورت نمایند.
سامانه «کاتب»
سامانه «کاتب» از منظر یک وکیل دادگستری، کاربردهای عملی گسترده‌تری دارد.
وکلای دادگستری به طور روزمره در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی از سامانه مشابهی که بر همین پلتفرم استوار است برای تنظیم و ارسال دادخواست‌ها، شکواییه‌ها و سایر لوایح قضایی استفاده می‌کنند. علاوه بر این، سامانه «کاتب» امکان دسترسی به خدمات ثبتی متنوعی را برای وکلا فراهم می‌سازد. به عنوان مثال، وکلا می‌توانند از طریق این سامانه نسبت به استعلام وضعیت ثبتی املاک موکلین خود، اصالت اسناد رسمی و اطلاعات مربوط به شرکت‌ها اقدام نمایند.
همچنین، بر اساس قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، مشاوران املاک دارای مجوز نیز موظف به ثبت پیش‌نویس قراردادهای خود در این سامانه هستند. این امر نشان‌دهنده نقش مهم سامانه «کاتب» در فرآیند رسمی‌سازی معاملات ملکی و کاهش اختلافات حقوقی احتمالی در آینده است.
مزایای استفاده از سامانه های خودنویس و کاتب
دسترسی آسان به خدمات ثبت و قضایی
یکی از مهم‌ترین مزایای هر دو سامانه، دسترسی آسان و شبانه‌روزی به خدمات ثبتی و قضایی است. کاربران می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز و بدون نیاز به مراجعه حضوری در ساعات اداری، از خدمات این سامانه‌ها بهره‌مند شوند.
سامانه «کاتب» با ارائه خدمات از طریق اپلیکیشن موبایل و کدهای دستوری USSD، دسترسی را برای کاربرانی با سطوح مختلف دسترسی به فناوری تسهیل نموده است. این دسترسی شبانه‌روزی، انعطاف‌پذیری بیشتری را برای وکلا و عموم مردم فراهم می‌آورد و می‌تواند منجر به تسریع در انجام امور گردد.
کاهش هزینه ها و مراجعات حضوری
سامانه «خودنویس» امکان ثبت رایگان قراردادهای اجاره را فراهم آورده و از این طریق، هزینه‌های مربوط به کمیسیون مشاوران املاک در این نوع معاملات را حذف می‌کند. هر دو سامانه به طور کلی نیاز به مراجعات حضوری به دفاتر دولتی و دفاتر خدمات الکترونیک قضایی را کاهش می‌دهند و از این طریق در زمان و هزینه‌های رفت و آمد صرفه‌جویی می‌نمایند.
کاهش هزینه‌ها، به ویژه در معاملات ساده مانند اجاره، می‌تواند دسترسی به فرآیندهای قانونی را برای اقشار بیشتری از جامعه فراهم کند. کاهش مراجعات حضوری نیز به افزایش کارایی شهروندان و سازمان‌های دولتی کمک می‌کند.
امکان هماهنگی با وکیل پیش از ثبت نهایی اطلاعات
اگرچه سامانه‌ها به طور مستقیم امکان هماهنگی با وکیل را در خود ندارند، اما ماهیت آنلاین آنها این امکان را فراهم می‌آورد که موکلین پیش از ثبت نهایی اطلاعات، پیش‌نویس اسناد یا اطلاعات وارد شده در سامانه را با وکیل خود به اشتراک گذاشته و از مشاوره حقوقی وی بهره‌مند شوند. این امر به ویژه در مواردی که موضوع دارای حساسیت حقوقی بالایی است، اهمیت بسزایی دارد.
مشورت با وکیل مجرب پیش از نهایی‌سازی اطلاعات، می‌تواند از بروز اشتباهات احتمالی و مشکلات حقوقی آتی جلوگیری نماید. به عنوان مثال، در برخی پرونده‌ها، راهنمایی‌های تخصصی ارائه شده توسط همکاران مجرب، مشکلات حقوقی احتمالی را پیش از وقوع برطرف نموده است .
معایب و چالش های استفاده از سامانه های «خودنویس» و «کاتب»
قالب های محدود و از پیش تعریف شده‌ی سامانه ها
یکی از چالش‌های موجود در استفاده از این سامانه‌ها، محدودیت قالب‌های استاندارد و از پیش‌تعریف‌شده آنها است . این قالب‌ها ممکن است در برخی پرونده‌ها که نیازمند درج شروط و تعهدات خاص و پیچیده هستند، پاسخگوی نیاز واقعی نباشند.
اگرچه سامانه «خودنویس» امکان درج برخی موارد اضافی در قرارداد اجاره را فراهم می‌کند 3, اما میزان این قابلیت شخصی‌سازی ممکن است محدود باشد. در چنین مواردی، نیاز به تنظیم قراردادهای جداگانه و استفاده از خدمات وکیل برای درج شروط مورد نظر همچنان وجود دارد. تکیه صرف بر قالب‌های استاندارد، بدون توجه به جزئیات خاص هر معامله، می‌تواند در آینده منجر به بروز اختلافات حقوقی گردد.
مشکلات فنی یا قطعی های سیستم
گزارش‌ها حاکی از وجود مشکلات فنی و قطعی‌های سیستم در هر دو سامانه خودنویس و کاتب می‌باشد. این مشکلات فنی می‌تواند در فرآیند ثبت اطلاعات و دسترسی به خدمات سامانه‌ها خلل وارد کند و باعث تأخیر در انجام امور گردد. به عنوان مثال، اختلال در اتصال به سامانه، عدم دریافت کد تایید یا بروز خطا در مراحل ثبت، از جمله مشکلات فنی گزارش شده توسط کاربران است. پایداری و عملکرد بی‌نقص این سامانه‌ها برای ارائه خدمات مؤثر و جلب رضایت کاربران از اهمیت بالایی برخوردار است.
نا آگاهی عمومی نسبت به نحوه صحیح ورود اطلاعات حقوقی بدون مشورت با کارشناس حقوقی متخصص
یکی دیگر از چالش‌های مهم، ناآگاهی عمومی نسبت به نحوه صحیح ورود اطلاعات حقوقی در این سامانه‌ها بدون مشورت با متخصص است . سامانه «خودنویس» به گونه‌ای طراحی شده است که استفاده از آن برای عموم افراد با دانش حقوقی محدود نیز آسان باشد.
با این حال، وارد کردن نادرست اطلاعات حقوقی یا عدم توجه به نکات ظریف قانونی می‌تواند منجر به تنظیم قراردادهای ناقص یا دارای ایراد گردد و در آینده مشکلات حقوقی ایجاد نماید. به همین دلیل، نقش مشاوره‌های حقوقی پیش از استفاده از این سامانه‌ها، به ویژه برای افرادی که آشنایی کافی با مسائل حقوقی ندارند، بسیار حائز اهمیت است.
مقایسه تطبیقی سامانه خودنویس و کاتب
در جدول زیر، مقایسه‌ای تطبیقی بین سامانه خودنویس و کاتب از نظر نوع خدمات، سطح فنی، گروه‌های استفاده‌کننده و میزان قابلیت شخصی‌سازی در ثبت اطلاعات حقوقی ارائه شده است:
| ویژگی | سامانه «خودنویس» (Khodnevis) | سامانه «کاتب» (Kateb) |
| نوع خدمات | عمدتاً ثبت قراردادهای اجاره و به تدریج معاملات خرید و فروش املاک | طیف گسترده‌ای از خدمات ثبتی شامل اسناد رسمی، مالکیت معنوی، ثبت شرکت‌ها و خدمات مربوط به املاک |
| گروه‌های استفاده‌کننده | مالکان، مستاجران، مشاوران املاک (نگرانی‌هایی در مورد استفاده توسط دلالان غیرمجاز و افراد با دانش حقوقی محدود وجود دارد) | وکلا در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، مشاوران املاک دارای مجوز، عموم مردم برای برخی خدمات ثبتی |
| میزان قابلیت تنظیمات در ثبت اطلاعات حقوقی | امکان درج برخی موارد اضافی در قالب‌های استاندارد وجود دارد اما ممکن است برای شروط پیچیده محدود باشد | احتمالاً قابلیت شخصی‌سازی بیشتری برای وکلا در تنظیم اسناد حقوقی مانند دادخواست‌ها وجود دارد، اما جزئیات دقیقی در دسترس نیست |
تاثیر مشاوره‌های حقوقی در استفاده موثر از سامانه‌ها
مشاوره‌های حقوقی نقش حیاتی در استفاده مؤثر از سامانه‌های «خودنویس و کاتب» ایفا می‌کنند. وکلا می‌توانند با ارائه راهنمایی های لازم، به موکلین خود کمک کنند تا اطلاعات را به درستی در سامانه‌ها وارد نمایند و از بروز اشتباهات حقوقی جلوگیری کنند. همچنین، وکلا می‌توانند با توجه به نیازهای خاص هر پرونده، در انتخاب سامانه مناسب (خودنویس برای اجاره‌های ساده یا کاتب برای امور پیچیده‌تر و رسمی‌تر) به موکلین مشاوره دهند.
برای سامانه «خودنویس»، وکیل می‌تواند به موکل در درک مفاد استاندارد قرارداد و افزودن شروط تکمیلی مورد نیاز کمک کند. در مورد سامانه «کاتب»، وکلا به عنوان کاربران اصلی بسیاری از خدمات، اطمینان حاصل می‌کنند که اسناد حقوقی به درستی تهیه و ارسال می‌شوند. مشاوره حقوقی پیش از استفاده از این سامانه‌ها، به ویژه در معاملات مهم و پیچیده، می‌تواند از بروز اختلافات حقوقی و خسارات احتمالی در آینده پیشگیری نماید.
پیشنهادات از منظر یک وکیل دادگستری برای بهبود سامانه ها
با در نظر گرفتن تجربیات عملی و چالش‌های موجود، پیشنهادات زیر از منظر یک وکیل دادگستری برای بهبود عملکرد و افزودن امکانات جدید به سامانه‌های «خودنویس و کاتب» ارائه می‌گردد:
- افزودن قابلیت مشاوره آنلاین یا پیش ثبت توضیحات تکمیلی از سوی وکیل در هر پرونده: ایجاد بستری در هر دو سامانه که به وکلا اجازه دهد به طور مستقیم به موکلین خود مشاوره آنلاین ارائه دهند یا توضیحات تکمیلی و شروط خاص مورد نظر را پیش از ثبت نهایی توسط موکل در سامانه درج نمایند. این امر می‌تواند کیفیت حقوقی اسناد ثبت شده را به طور قابل توجهی ارتقا بخشد.
- به‌روزرسانی قالب های استاندارد سامانه‌ها بر اساس رویه‌های عملی و تجربه وکلایی که سال‌ها در فضای واقعی دادگاه‌ها فعالیت داشته‌اند: بازنگری و به‌روزرسانی دوره‌ای قالب‌های استاندارد قراردادها و سایر اسناد در هر دو سامانه با بهره‌گیری از نظرات و تجربیات وکلای با سابقه که در دادگاه‌ها فعالیت مستمر دارند. این امر می‌تواند اطمینان حاصل کند که قالب‌ها منعکس‌کننده آخرین رویه‌های حقوقی و نیازهای عملی هستند.
- ایجاد امکان ثبت نسخه پیش‌نویس برای بررسی نهایی توسط مشاور حقوقی پیش از ارسال رسمی: فراهم آوردن امکانی برای کاربران (به ویژه در سامانه «خودنویس») تا بتوانند پیش‌نویس سند یا اطلاعات وارد شده را ذخیره کرده و قبل از ثبت رسمی در سامانه، آن را برای بررسی نهایی با مشاور حقوقی خود به اشتراک بگذارند. این قابلیت می‌تواند به شناسایی و رفع ایرادات احتمالی پیش از ثبت نهایی کمک کند.
نمونه‌ها و تجربیات واقعی از پرونده های اجرا شده
اگرچه در مستندات ارائه شده نمونه‌های موردی محدودی وجود دارد، اما تجربیات عملی نشان می‌دهد که استفاده نادرست از قالب‌های سامانه «خودنویس» بدون بررسی حقوقی، در برخی موارد منجر به بروز اختلافاتی در خصوص مفاد اجاره‌نامه شده است. از سوی دیگر، نقش سامانه «کاتب» در تسریع فرآیند ثبت دادخواست در دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، به طور محسوسی زمان رسیدگی به پرونده‌ها را در مراحل اولیه کاهش داده است.
همچنین، الزام مشاوران املاک به ثبت پیش‌نویس قراردادها در سامانه «کاتب»، با هدف کاهش اختلافات ناشی از توافقات غیررسمی و افزایش شفافیت در معاملات ملکی صورت گرفته است. جمع‌آوری و بررسی موارد موردی بیشتر در خصوص تاثیرات مثبت و منفی استفاده از این سامانه‌ها می‌تواند به درک بهتر نقاط قوت و ضعف آنها کمک کند.
نتیجه گیری
سامانه‌های «خودنویس و کاتب» گام‌های مهمی در جهت دیجیتالی‌سازی فرآیندهای حقوقی و ثبتی در ایران محسوب می‌شوند و مزایای متعددی از جمله دسترسی آسان و کاهش هزینه‌ها را به همراه دارند. با این حال، چالش‌هایی نظیر محدودیت‌های قالب‌ها، مشکلات فنی و خطر ورود نادرست اطلاعات حقوقی توسط افراد غیر متخصص همچنان وجود دارد.
نقش فعال وکلا و ادغام امکاناتی که مشورت حقوقی را تسهیل نماید، برای به حداکثر رساندن کارایی و به حداقل رساندن خطرات احتمالی ناشی از استفاده از این سامانه‌ها، امری ضروری است.
اجرای پیشنهادات ارائه شده می‌تواند به بهبود عملکرد این سامانه‌ها و ایجاد یک محیط اداری و قضایی کارآمدتر و از نظر حقوقی مطمئن‌تر کمک نماید.
برای حل هر مسئله ای عقل به مشورت کردن با متخصص آن حوزه حکم می کند.
دعوایی ملکی از جمله دعاوی هستند که اقدام خودسرانه در آنها پیامدهای جبران ناپذیری خواهد داشت.
پس با آگاهی کامل بهترین وکیل را انتخاب کنید.